Naszą witrynę przegląda teraz 24 gości 
Organy, osoby sprawujące funkcje i ich kompetencje
Prawo wewnętrzne
Inne
Wiadomość
  • Polityka prywatności cookies

    Ta strona używa cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

    Zobacz dyrektywę prywatności

UCHWAŁA NR 6/2010 z dnia 2 czerwca 2010 roku

Zarządu Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie

W sprawie wprowadzenia Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji w Koninie.

Na   podstawie  art. 10  ust. 2   ustawy  z  dnia  29 września   1994 r.  o  rachunkowości                       
( t. j.  Dz. U. z  2002 r.  Nr  76 , poz. 694   z  późn. zm. )  zarządza się,  co następuje:

§ 1

Uchwala się  Instrukcję   Obiegu  i  Kontroli   Dokumentów   Księgowych  w  Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji  w  Koninie , w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 1   do  niniejszej  uchwały .

§ 2

Zobowiązuje się  Prezesa Zarządu Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie do  wprowadzenia  Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych do stosowania   w /w   instrukcji   w  trakcie   realizacji   zadań   wynikających  ze Statutu  Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji  w  Koninie .

§ 3

Traci moc Uchwała  nr 3/2009 dnia 18 czerwca 2009r w sprawie Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów  Księgowych w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji  w  Koninie.

§ 4

Uchwała   wchodzi   w  życie  z   dniem  podjęcia z mocą obowiązująca od 01.01.2010r.

 

Załącznik do Uchwały nr 6/2010r

Zarządu Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie z dnia 02.06.2010 r.

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji w Koninie

 

CZĘŚĆ I ? ogólna

§ 1

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji w Koninie.

2. Instrukcja uwzględnia: organizację i zasady działania Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie określone w statucie związku.

3. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

§ 2

1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

ustawie ? należy rozumieć ustawę z dnia 2 9 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze.zm. ), związku ? oznacza Związek Międzygminny Wodociągów i Kanalizacji w Koninie (ZMWiK), prezesie zarządu - oznacza to Prezesa Zarządu Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie,

Jednostce Realizującej Projekt (JRP) ? oznacza jednostkę budżetową powołaną  uchwałą Nr 164/VI/2007 zgromadzenia Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia pn. uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na terenie gmin członkowskich ZMWiK w subregionie konińskim.

CZĘŚĆ II - szczegółowa

§ 3

1. Dokumentem księgowym w rozumieniu ogólnym określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub przyszłych czynnościach zdarzeniach albo stwierdzający pewien stan rzeczy.
2. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu księgowego, dowodem księgowym jest dokument, który stwierdza dokonanie operacji gospodarczej.
4. Prawidłowe, rzetelne, kompletne, zgodne pod względem rachunkowym dowody księgowe, i dokumenty księgowe stanowiące podstawę zapisów księgowych stanowią również podstawę do:
- zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych,
- dochodzenia praw i udowodnienia dopełnienia obowiązków,
- sporządzania sprawozdawczości finansowej i innej, obowiązującej związek.
5. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowi oryginał dowodu księgowego.

§ 4

1. Dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych powinien być rzetelny, zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, powinien być kompletny i bez błędów rachunkowych. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjny
- nazwę i adres wystawcy i odbiorcy dowodu księgowego (określenie stron operacji gospodarczej),
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, ilość i cenę jednostkową ? jeżeli jest to możliwe w jednostkach naturalnych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy i odbiorcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazanie miesiąca księgowania, a także kont księgowych, na których dokonano zapisów.

2. Zasady wystawiania faktur VAT, faktur korygujących i not korygujących określają stosowne przepisy o podatku od towarów i usług. Zasady wystawiania rachunku określają, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, przepisy ustawy - Ordynacja podatkowa.

3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie
ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatycznie przeliczenie walut
obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
wydruk.

4. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dowód księgowy dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym, może być wystawiony w języku obcym, jednak opis dowodu, jak też wszystkie obowiązkowe zapisy, powinny być w języku polskim.

§ 5

1. Związek jest właściwy do wystawienia dowodów księgowych:
1) własnych wewnętrznych w celu udokumentowania np:
- wewnętrznych operacji gospodarczych, w ramach organizacji związku,
- dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania.
- poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów (banków, innych jednostek, itd. ), ustalenia powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzenia składników majątku pracownikom związku lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym / współodpowiedzialnym

2) własnych zewnętrznych w celu udokumentowania np. operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody te w postaci oryginalnej przekazywane są kontrahentom.

2. Kontrahenci związku są właściwi do wystawienia dowodów księgowych w celu udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży jednostce składników majątku, wykonania robót, świadczenia usług oraz innych należnych świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów jednostki nazywa się dowodami zewnętrznymi obcymi.

3. Zasad określonych w ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe do udokumentowania określonych operacji gospodarczych.

4. Dowody księgowe wymienione w ust. 1, pkt 2 oraz w ust. 2 mogą być potwierdzone dowodami wystawionymi wspólnie przez związek i jej kontrahenta, np. protokół zdawczo ? odbiorczy.

5. Za dowody obce uważa się również dowody wystawione w przypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez związek, jeżeli są podpisane przez jej kontrahentów. Za dowody własne uważa się również dowody wystawione kontrahentom związku w przypadkach organizacyjnie uzasadnionych, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli związku.

§ 6

1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi.

3. Dowodami źródłowymi mogą być dowody:
1) Zewnętrzne obce ? otrzymane od kontrahentów w oryginale, w szczególności: - faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące, rachunki wystawione przez podatników prowadzących działalność gospodarczą nie będących podatnikami VAT, noty księgowe, protokół przekazania / przejęcia środka trwałego (PT ).
2) Zewnętrzne własne ? przekazywane w oryginale kontrahentom jednostki, w szczególności: rachunki, noty korygujące, noty księgowe, noty statutowe.
3) Wewnętrzne ? dotyczące operacji wewnątrz jednostki, w szczególności: wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, rozliczenie ? polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, listy zasiłków z ubezpieczenia społecznego, protokół przyjęcia środka trwałego (OT ), protokół przekazania / przejęcia środka trwałego(PT ), likwidacja środka trwałego (LT ), polecenie księgowania ? PK.
4) Dowody, o których mowa w pkt 1 i 2, a dotyczące potwierdzenia otrzymanych bądź przekazanych składników majątku mogą być potwierdzone wystawionymi protokołami zdawczo - odbiorczymi.

4.Dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone zgodnie z zapisami § 5 ust1 przez związek dowody księgowe:
1) zbiorcze ? służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą w dowodzie zbiorczym być pojedynczo wymienione.
2) korygujące poprzednie zapisy.
3) zastępcze, wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.
4) rozliczeniowe, ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

5. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, Prezes Zarządu lub Główny księgowy albo osoba upoważniona może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Dowody zastępcze nie mogą dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

6. Jeżeli jedną operację gospodarczą dokumentuje kilka egzemplarzy tego samego dowodu lub kilka różnych dowodów, to dla potrzeb prawidłowej ewidencji księgowej należy, przy kilku egzemplarzach tego samego dowodu, jeden egzemplarz określić słowem ?oryginał?, a pozostałe słowem ?kopia?. Natomiast przy kilku różnych dowodach dokumentujących tę samą operację gospodarczą jeden z dowodów należy określić słowami ?dowód księgowy?, a pozostałe ? słowem ?załącznik?

7. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu komputerowego ) na podstawie informacji zawartych już w księgach rachunkowych, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz kompletności zapisów,
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

§ 7

1. Dowody księgowe powinny być: rzetelne ? to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują ; kompletne ? to jest zawierające co najmniej dane określone w § 4 ust.1. ; wolne od błędów rachunkowych.

2. Błąd w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. przypadku błędów w fakturach VAT należy stosować przepisy o podatku od towarów i usług.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślanych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie dopuszcza się poprawiania pojedynczych liter lub cyfr.

§ 8

1. Drogę dokumentów od chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania dokumentu do księgowania i jego dekretacji określa się jako ?obieg dokumentów?. Obieg dokumentów powinien odbywać się najkrótszą i najprostszą drogą.
1) Dokumenty dotyczące związku wpływają do biura związku gdzie podlegają ewidencji w księdze korespondencyjnej. Na dowód potwierdzenia wpływu na dokumencie stawiana jest pieczęć potwierdzająca datę wpływu.
2) Kolejno przekazywane są do opisu merytorycznego:
a) w zakresie wydatków bieżących i majątkowych realizowanych bezpośrednio przez związek do pracownika merytorycznego.
b) w zakresie wydatków majątkowych dotyczących realizacji inwestycji w ramach wspólnego przedsięwzięcia gmin do Kierownika Jednostki realizującej Projekt (JRP).
3) Po dokonaniu sprawdzenia pod względem merytorycznym przekazywane są do:
- Głównej księgowej w zakresie dokumentów wyszczególnionych w ust1 pkt 2 ppkt a
- do Głównej księgowej JRP w zakresie dokumentów wyszczególnionych w ust1 pkt 2 ppkt b
2. Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem:
1) Merytorycznym - polegającym w szczególności na ustaleniu: rzetelności danych zawartych w dowodzie z zawartą umową jeżeli umowa była zawarta ; treść słowna i dane liczbowe identyfikują istotę operacji; zobowiązania wynikające z operacji ujęte są w planie finansowym ;celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych, że dowód został wystawiony przez właściwą jednostkę.
a) Sprawdzenia dowodu księgowego pod względem merytorycznym dokonuje Prezes zarządu przy wydatkach bieżących(Przewodniczący Związku przy wydatkach związanych z kosztami podróży Prezesa Zarządu),. Na dowód tych czynności składa podpis i datę na pieczątce, według wzoru w załączniku Nr I /1 pkt 1.
b) W czasie nieobecności sprawdzenia dokonuje upoważniony członek zarządu.
c) Opisu dowodu wraz z podpisami, datami i pieczątkami dokonuje się na odwrocie dowodu. Na dowodach księgowych dotyczących wydatków realizowanych w trybie ustawy Prawa zamówień publicznych opis musi zawierać także tryb zamówienia publicznego, numer i datę umowy, pełną nazwę zadania.
d) Na przodzie dowodu wpisuje się datę wpływu dowodu do związku.
e)Do dowodu księgowego dołącza się niezbędne załączniki np. protokół odbioru wykonanych prac/ usług, uchwałę związku lub inny dokument, jeżeli tak wynika z umowy lub z treści i opisu dowodu (np. ogłoszenia w prasie, protokoły przekazania ).
2) Wszystkie wydatki podlegają zakwalifikowaniu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
a) Zakwalifikowanie wydatku na dokumentach księgowych dokonuje się poprzez podanie obszaru tematycznego i kategorii oraz kwoty cyfrowo i słownie. Dowód księgowy potwierdzający dokonanie wydatku strukturalnego powinien być opatrzony pieczęcią i podpisem osoby dokonującej klasyfikacji.
b) Kwalifikacji dokonuje Prezes Zarządu przy wydatkach bieżących,
c) Na dowód tych czynności składa podpis i datę na pieczątce według. wzoru w załączniku nr I / 1 pkt 2
3) Formalno ? rachunkowym - polegającym na sprawdzeniu czy dowód został wystawiony na właściwym druku, formularzu, arkuszu, czy zawiera wszystkie dane właściwe danemu dowodowi księgowemu, czy jest sprawdzony, opisany i podpisany pod względem merytorycznym, czy jest kompletny, wolny od błędów rachunkowych.
a) Sprawdzenia dowodu księgowego pod względem formalno ? rachunkowym dokonuje główny księgowy.
Główny księgowy dokonuje również wstępnej kontroli zgodnie z Art.54 ust.1 pkt3 Ustawy o finansach publicznych.
b) Na dowód tych czynności składany jest podpis osoby sprawdzającej i data na pieczątce według wzoru w załączniku nr I/ 1 pkt 3
c) W przypadku braku załączników lub stwierdzenia nieprawidłowości w dowodzie księgowym w zakresie sprawdzenia merytorycznego niezwłocznie zawiadamia się o braku załącznika / załączników, a w przypadku nieprawidłowości w dokumencie zwraca się go z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian i uzupełnień.
d) Sprawdzony dowód księgowy podlega zaakceptowaniu przez Głównego księgowego poprzez określenie że wydatek jest uwzględniony w planie finansowym (wskazanie roku w którym uwzględniono wydatek w planie oraz podanie klasyfikacji budżetowej). Powyższe dokonywane jest na pieczęci wg wzoru załącznik nr I/ 1 pkt3.
4) Sprawdzony dowód księgowy: pod względem merytorycznym, pod względem formalno ? rachunkowym oraz zaakceptowany przez Głównego Księgowego podlega zatwierdzeniu do zapłaty przez Prezesa Zarządu (Przewodniczącego związku w przypadku kosztów związanych z podróżami służbowymi Prezesa zarządu) lub osobę upoważnioną na pieczęci według wzoru w załączniku nr I/ 1 pkt 1.
5) W przypadku wystawiania dowodów księgowych, o których mowa w § 5 ust 1 pkt 1,2 i w § 6 ust 3 pkt 2,3 wymaga się podpisu osoby sporządzającej Głównej Księgowej oraz Prezesa Zarządu lub Przewodniczącego Związku.

§ 9

1. Dokumenty księgowe podlegają: segregacji, sprawdzeniu prawidłowości, dekretacji księgowaniu.
1) Segregacja dokumentów księgowych polega na:
- wyłączeniu z ogółu dokumentów tych, które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią ),
- podziale dowodów księgowych, np. według jednorodnych grup dotyczących, np.: rachunków bankowych, operacji gospodarczych, raportu kasowego.
- kontroli kompletności otrzymanych dokumentów.
2) Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, np. czy one są prawidłowe, wystawione na właściwym druku, czy zawierają wymagane załączniki, opisy, pieczątki, podpisy, są sprawdzane pod względem merytorycznym formalno rachunkowym.
3) Dekretacja i księgowanie dokumentu księgowego polega na:

Dekretacja oznacza:
- określenie kont syntetycznych i wskazanie miesiąca w jakim poniesiono koszt. Powyższe dokonywane jest na dowodzie księgowym. Na dowód wykonanych czynności Główny księgowy dokonuje potwierdzenia na pieczęci wg wzoru załącznik nr I/ 1 pkt 3, która zawiera także zapis o odpowiedzialnym za dekretację i za zaksięgowanie.
Dowód księgowy powinien zawierać również oznaczenie kont analitycznych na jakich ma być zaksięgowany,
4) Przy księgowaniu dowodu w systemie komputerowym numer identyfikacyjny nadawany jest automatycznie, który przenosi się na czołową stronę dowodu księgowego.

§ 10

1. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
- kwotę i datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy.
2. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie.

3. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganych do przechowania ksiąg rachunkowych.

4. Zapis księgowy w księgach rachunkowych przy użyciu komputera powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

§ 11

1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
Rzetelnie - dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.
Bezbłędnie - tzn. że, wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym okresie dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosownych procedur obliczeniowych.
Sprawdzalnie - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych wszystkich etapach przetwarzania danych,
- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
- zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Bieżąco - tzn. między innymi:
- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań,
- ujęcia wpłat i wypłat gotówką, czekami następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca w terminie sporządzania sprawozdań, za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

2. Błędy w zapisach w księgach rachunkowych poprawia się: po przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów.

3. Dowody księgowe wydatkowe składane są do Głównego Księgowego w terminie odwrotnym, nie później niż 7 dni po otrzymaniu / sporządzeniu, po uprzednim sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym.

4. Natomiast w miesiącu kończącym rok budżetowy (kalendarzowy ) dowody księgowe wydatkowe przedkłada się do dnia 20 grudnia danego roku jednak nie później niż do dnia 29 grudnia danego roku.

5. Rozliczenie z tytułu podróży służbowych przedkłada się w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży, a w miesiącu kończącym rok budżetowy nie później niż do 30 grudnia danego roku.

6. Rozliczenia z pobranych zaliczek bieżących, jak i stałych w terminach określonych w punktach 3 i 4.

7. Dokumenty księgowe dotyczące operacji danego roku obrotowego, poza wydatkowymi przedkłada się najpóźniej do 15 dnia pierwszego miesiąca następującego po roku obrotowym.


Załącznik nr I/ 1

Wzory pieczęci używanych przy kontroli dowodów księgowych

Pkt 1.

Pkt 2.

Wydatek strukturalny
Obszar ???Kategoria ??..
Kwota ?????????..
Słownie:?????????
????????????..
???? ?.. ?????..
(data) (podpis/pieczątka)
osoby kwalifikującej

Pkt 3.

Część III - Omówienie niektórych dokumentów księgowych

§ 11

1. Dokumenty kasowe i bankowe

Czek gotówkowy - jest drukiem ścisłego zarachowania.
Ewidencjonuje się go w księdze druków ścisłego zarachowania po pobraniu z banku. Wypełniany jest zgodnie z obowiązującymi zasadami w banku. Podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione, posiadające złożony wzór podpisu w banku. Na czeku nie są dozwolone poprawki, skreślenia wymazywania. W przypadku pomyłki w jego wypełnieniu blankiet należy anulować w sposób omówiony w części dotyczącej druków ścisłego zarachowania. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w książce druków ścisłego zarachowania. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem wynikająca z tego wyciągu podlega sprawdzeniu z kwota ujętą w raporcie kasowym.
Dowód wpłaty - KP ? kasa przyjmie ? jest drukiem ścisłego zarachowania. Podlega ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania. Jest to druk znormalizowany. Dowód wystawiony jest w trzech egzemplarzach, z których jeden (oryginał) jest wręczony wpłacającemu jako dowód wpłaty, kopia dołączona jest do raportu kasowego, zaś trzeci pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli. Dowód jest wystawiony przez kasjera lub osobę upoważnioną. W przypadku dokonania pomyłki przy wypełnianiu należy anulować wszystkie egzemplarze i pozostawić w bloku. Dowód wpłaty ujmuje się na bieżąco w raporcie kasowym. W przypadku prowadzenia kasy przy zastosowaniu programu komputerowego wydruki winny być stosowane jak przewiduje program.
Raport kasowy - RK ? jest znormalizowanym drukiem. Wypełniany jest przez kasjera lub upoważnioną osobę. W raporcie kasowym dokonywane są zapisy wszystkich wpłat i wypłat gotówki w porządku chronologicznym i na bieżąco. Nie zapisane pozycje raportu kasowego winny być zakreślone. W przypadku prowadzenia obsługi kasy przy zastosowaniu programu komputerowego wydruki winny być stosowane jak przewiduje program.
Polecenie przelewu ? są znormalizowanymi drukami. Polecenia przelewu wystawiane są przez głównego Księgowego lub osoby upoważnione, które po podpisaniu przez osoby upoważnione składa się w banku. Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał zatwierdzonego dowodu księgowego podlegającego zapłacie. W przypadku prowadzenia komputerowej obsługi wystawiania przelewów stosuje się postanowienia wynikające ze stosownych umów pomiędzy jednostką a bankiem.
Wyciągi bankowe z rachunków - wystawiane są przez bank prowadzący obsługę rachunków bankowych. Otrzymane z banku wyciągi z rachunków bankowych podlegają sprawdzeniu z załączonymi do nich dokumentami potwierdzającymi obciążenie i uznanie rachunku. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je niezwłocznie uzgodnić z bankiem. Na wyciągach bankowych dokonywana jest dekretacja operacji objętych wyciągiem.

2. Dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne

Faktura VAT ? faktura VAT jest dowodem zakupu lub sprzedaży towarów i usług przez zarejestrowanych podatników, posiadających numer identyfikacji podatkowej Zasady wystawiania faktur normują przepisy o podatku od towarów i usług ustawa o VAT )
Faktura korygująca ? fakturę korygującą wystawia sprzedawca towaru lub usługi w przypadkach określonych ustawą. Faktura korygująca powinna zawierać wyraz KOREKTA albo wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA.
Nota korygująca - notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi w określonych sytuacjach wynikających z odrębnych przepisów Nota korygująca powinna zawierać wyrazy NOTA KORYGUJĄCA. Zasady wystawiania faktur oraz not korygujących normują przepisy ustawy o VAT.
Rachunek ? wystawiany jest przez podmioty nie będące podatnikami podatku od towarów i usług. Zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy Ordynacja podatkowa winien zawierać co najmniej: imiona i nazwiska (nazwę albo firmę ) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, / datę wystawienia i numer kolejny rachunku,,, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje. W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony zawiera również wyraz ?duplikat? oraz datę jego ponownego wystawienia.
Noty księgowe - nota księgowa, jako szczególna odmiana księgowych dowodów źródłowych. Może być wystawiona wyłącznie w sytuacji, gdy do określonej operacji nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT. Służy w szczególności do dokumentowania operacji związanych z rozrachunkami z kontrahentem, jeżeli przepisy nie wymagają dokumentowania operacji fakturą VAT, fakturą korygującą lub rachunkiem. Mogą być wystawiane w przypadku, np. refundacji poniesionych wydatków przez jednostki budżetowe, przypisanych odsetek
Polecenie księgowania - Polecenie księgowania, które sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego nie potwierdzającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. otwarcie ksiąg, storno błędnego zapisu, przeniesienie kosztów itp.) lub w innych przypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowej.
Wniosek o zaliczkę - jest znormalizowanym drukiem. Wystawia go pracownik, członek zarządu związku ubiegający się o zaliczkę. Wniosek wypełnia się w jednym egzemplarzu i składa się go do realizacji.. Zaliczki na wydatki do rozliczenia mogą być udzielane na np.: bieżące wydatki ponoszone na rzecz związku, na koszty podróży służbowych.,
Zaliczki stałe udzielane są na podstawie wniosku z adnotacją ?stała?. Mogą być udzielane na cały rok budżetowy lub na okres krótszy, w wysokości ustalonej przez Prezesa związku lub Głównego Księgowego. Zaliczki stałe mogą być udzielone, np. na dokonywanie określonych stałych wydatków.
Rozliczenie zaliczki - jest znormalizowanym drukiem służącym do rozliczenia pobranych zaliczek. Zaliczki bieżące, powinny być rozliczone w terminie wskazanym we wniosku o zaliczkę, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, nie później jednak niż w terminie 14 dni po wykonaniu zadania. Druk - rozliczenie zaliczki - wraz z załączonymi dowodami źródłowymi (np. fakturami VAT, rachunkami- opisanymi i podpisanymi na odwrocie przez rozliczającego zaliczkę przedkłada się bez zbędnej zwłoki do Głównego Księgowego celem dokonania rozliczenia ?Zaliczki stałe? powinny być ostatecznie rozliczone również na druku rozliczenie zaliczki - po upływie okresu na jaki zostały udzielone. Rozliczenie zaliczek bieżących, jak i stałych powinno nastąpić nie później niż do dnia 29 grudnia roku budżetowego oraz przed ustaniem stosunku służbowego Zwroty z tytułu nie wydatkowanych zaliczek powinny być wpłacone na rachunek bankowy lub do kasy jednostki niezwłocznie po wykonaniu zadania, jednak nie później niż do 29 grudnia danego roku Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, można ją potrącić z najbliższych wynagrodzeń pracownika.
Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego ?delegacji? Nie wymaga się potwierdzenia pobytu w delegacji na druku - delegacja.. Na delegacji służbowej składa się oświadczenie o miejscu i terminie pobytu w delegacji Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego przez delegowanego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni po zakończeniu podróży. Delegowany dokonuje rozliczenia wyjazdu, zgodnie z przebiegiem podróży. Wypełniony druk delegacji wraz ze źródłowymi dowodami księgowymi pracownik przedkłada przełożonemu w celu zatwierdzenia pod względem merytorycznym. Sprawdzenia dokumentów pod względem formalno ? rachunkowym dokonuje Główny Księgowy lub upoważniona osoba, a zwrot poniesionych kosztów zatwierdza Prezes związku lub osoba upoważniona. Na dowód dokonanych czynności Rozliczenie kosztów podróży poza granicami kraju bez pobrania zaliczki dokonywane jest na podstawie obowiązujących przepisów w walucie polskiej według kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia przedłożenia delegacji do rozliczenia.

3. Dokumenty księgowe dotyczące wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych oraz wypłat pieniężnych związanych z ustaleniem składek ubezpieczeniowych.

1) Dokumentami źródłowymi mogą być w szczególności: umowa o pracę, umowa zlecenia, wniosek o premię, nagrodę, odprawę, ekwiwalent, wniosek o wypłatę za pracę w godzinach nadliczbowych, listy uczestnictwa w posiedzeniach zarządu związku, zwolnienie lekarskie (choroba, opieka ), umowy o używanie samochodu osobowego do celów służbowych, wnioski o wypłatę świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
2) Na podstawie źródłowych dokumentów sporządza się listę płac Lista płac sporządzana jest w jednym egzemplarzu, którą podpisują osoba sporządzająca, - osoba sprawdzająca. Lista podlega akceptacji Głównego Księgowego i zatwierdzeniu do wypłaty przez Prezesa Związku lub osobę upoważnioną? Lista płac po podpisaniu przez w/w osoby zostaje przekazana do dokonania wypłaty albo w przypadku przekazywania wynagrodzenia na rachunek osobisty pracownika, za jego pisemną zgodą, wystawiane jest polecenie przelewu.

4. Dokumenty księgowe w zakresie zadań majątkowych

Procesy gospodarcze związane z zadaniami majątkowymi w zakresie:
- inwestycji,
- zakupów inwestycyjnych,
- zakupu i objęcia akcji oraz wniesienia wkładów do spółek prawa handlowego,
- nieodpłatnego przekazania / przyjęcia składników majątku,
- odpłatnego przejęcia / przekazania składników majątku,
- ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne,
- likwidacji majątku dokumentowane są odpowiednimi dokumentami księgowymi.

 

Dokumentami księgowymi stosowanymi przy realizacji zadań majątkowych są w szczególności: faktury VAT, rachunki, akty notarialne (umowy), zestawienie różnic inwentaryzacyjnych w zakresie nadwyżek, protokoły częściowego lub końcowego odbioru robót / usług z przekazaniem powstałego majątku do użytkowania, protokół zdawczo- odbiorczy, porozumienia, uchwały, kosztorysy, kalkulacje kosztów, harmonogramy finansowo ? rzeczowe, / protokoły konieczności wykonania dodatkowych robót / usług, wnioski o przekazanie środków finansowych, dowód przekazania / przyjęcia środka trwałego ? OT, dowód przekazania - przejęcia środka trwałego - PT, dowód likwidacji środka trwałego ? LT

Dowód OT powinien zawierać w szczególności: pieczątkę związku, datę sporządzenia, kolejny numer dowodu, według wzoru: np. 1 /2009, nazwę środka trwałego, wynikającą z przepisów w sprawie klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT ), zwięzłą charakterystykę środka, (np. poszczególne części składowe, datę, produkcji, datę budowy, numer fabryczny, dane techniczne charakteryzujące dany środek, itd. ), numer i datę dokumentu dostawcy / wykonawcy (jak: faktury, rachunku, aktu notarialnego lub innego dokumentu ), wartość środka trwałego - w przypadku sporządzania OT zwiększającego dotychczasową wartość środka trwałego należy w rubryce ?Uwagi? dokonać zapisu poprzez podanie numeru poprzedniego OT wraz wartością początkową oraz podanie wartości łącznej po zwiększeniu, podpisy i pieczątki osób upoważnionych do składania podpisów w imieniu przyjmującego, podpis osoby której powierza się pieczę nad środkiem trwałym, symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego, roczną stawkę amortyzacji/ umorzenia, numer inwentarzowy Dowód przedkładany jest do Głównej Księgowej w terminie bez zbędnej zwłoki jednak nie później niż w ciągu jednego miesiąca od daty otrzymania dokumentu stanowiącego postawą sporządzenia, a na koniec roku budżetowego w terminie do dnia 15 stycznia miesiąca następującego po zakończeniu roku, by uwzględnić w księgach rachunkowych danego roku.

Dowód PT ? dowód przekazania - przejęcia środka trwałego
Dowód PT powinien zawierać w szczególności pieczątkę wystawiającego datę sporządzenia, numer dowodu (zasady nadawania numeru dowodu - według zasad opisanych przy dowodzie OT podstawę przekazania - przejęcia środka trwałego, nazwę środka trwałego wraz z charakterystyką, wartość początkową środka trwałego, / kwotę umorzenia / amortyzacji na dzień przekazania środka, (gdy zachodzi taka potrzeba), daty i podpisy wraz z pieczątkami osób upoważnionych do podpisywania w imieniu przekazującego. Do dowodu dołącza się dokument stanowiący podstawę przekazania np. uchwała, akt notarialny, itp. Dowód przedkładany jest do Głównej Księgowej w terminie bez zbędnej zwłoki jednak nie później niż w ciągu jednego miesiąca od daty otrzymania dokumentu stanowiącego postawą sporządzenia, a na koniec roku budżetowego w terminie do dnia 15 stycznia miesiąca następującego po zakończeniu roku, by uwzględnić w księgach rachunkowych danego roku

Dowód LT ? likwidacja środka trwałego
Dowód LT powinien zawierać w szczególności: pieczątkę jednostki, datę sporządzenia, kolejny numer, (zasady nadawania numerów, jak przy OT.)dokument stanowiący podstawę likwidacji środka trwałego, tj. np. protokół komisji likwidacyjnej, nazwę środka trwałego wraz z charakterystyką, podpisy i pieczątki osób uprawnionych.
Środek trwały zużyty lub zniszczony można postawić w stan likwidacji, sporządzając protokół zakwalifikowania środka trwałego jako zbędnego lub zużytego przez komisję likwidacyjną. Protokół przedkładany jest do Głównej Księgowej. Od dnia postawienia w stan likwidacji do przeprowadzenia ostatecznej (fizycznej ) likwidacji środek trwały jest zaewidencjonowany na koncie pozabilansowym pod nazwą ?środki trwałe w likwidacji? Nie uważa się za postawione w stan likwidacji zgłoszenia środka trwałego do upłynnienia jako zbędny.

Wzory niektórych dokumentów księgowych zawiera załącznik nr II.

1) przy realizacji inwestycji lub zakupów inwestycyjnych dowodami księgowymi są faktury VAT/ rachunki (w oryginalnej postaci ) wraz ze stosownymi załącznikami po 1 egzemplarzu np. protokołów częściowego lub końcowego odbioru robót / usług, protokołów konieczności wykonania dodatkowych robót / usług. W przypadku zakupów inwestycyjnych łącznie z dokumentem OT. W przypadku realizacji inwestycji podstawą ewidencji majątku są dowody OT wraz załączonym rozliczeniem finansowym. Rozliczenie finansowe zakończonego zadania wraz z dokumentem/ dokumentami OT w przypadku powstania środka /środków / trwałego przedkładane jest do Głównego Księgowego w 2 egzemplarzach w terminie do 30 dni od daty złożenia ostatniej faktury VAT/ rachunku dotyczącego danego zadania inwestycyjnego. Po dokonaniu potwierdzenia z ewidencją księgową ogólnych kosztów zrealizowanego przedsięwzięcia wymienione rozliczenie finansowe wraz z dokumentem OT i protokółem końcowego odbioru robót i przekazania do użytkowania podlega akceptacji przez Głównego Księgowego i zatwierdzeniu przez Prezesa Związku.

2) przy przekazaniu / otrzymaniu wkładu niepieniężnego (aportu ) podstawą zapisów w ewidencji majątku są dowody PT wraz z uchwałami Walnego Zgromadzenia Związku i aktami notarialnymi. Dowód PT podlega akceptacji i zatwierdzeniu tak jak inne dowody księgowe.

3) przy ujawnieniu nadwyżki inwentaryzacyjnej według protokołu z inwentaryzacji i przygotowanych dokumentów wprowadza się do ksiąg pod datą ich zinwentaryzowania.
4) przy likwidacji majątku ? środka trwałego ? na podstawie dokumentu LT i protokółu z likwidacji dokonuje się w ewidencji księgowej zmniejszenia majątku

Załącznik nr II

Wzory wybranych dokumentów księgowych

Lp.

Nazwa druku

Numer załącznika

1.

Przyjęcie środka trwałego ? OT

II/1

2.

Protokół przekazania ? przyjęcia środka trwałego - PT

II/2

3.

Likwidacja środka trwałego - LT

II/3

4.

Rozliczenie finansowe zakończonego zadania
Inwestycyjnego

II/4

Wprowadzenie zmian w wykazie nie wymaga zmiany niniejszej Instrukcji.

Załącznik nr II/1

 

 

Pieczątka jednostki

Przyjęcie środka trwałego

 

OT

Nr......./..............

Data
........................

Nazwa środka trwałego:

Charakterystyka:.

Dostawca - Wykonawca

I. Wartość z rozliczenia

 

 

1. Koszt wytworzenia /nabycia
................................................ w zł

Numer i data dowodu dostawy

2 Wartość szacunkowa
......................................... w zł

Miejsce użytkowania lub przeznaczenie

3. Łączna wartość (poz. 1 ? 2 )
................................................. w zł

 

Podpisy zespołu przyjmującego
/podpis i pieczątka /

Podpis osoby, której powierza się pieczę
nad przyjętym środkiem trwałym

/podpis i pieczątka /

 

Uwagi:

Data i podpis osoby Ilość
sprawdzającej załączników
...............................................

Polecenie księgowania

Numer

Data

Stopa % umorzenia

Symbol układu
klasyfikacyjnego

Konto
Wn

Kwota

Konto
Ma

 

Numer inwentarzowy

Stanowisko kosztów

Zaksięgowano

/ podpis i data /

 




Pieczątka jednostki

Protokół
przekazania - przejęcia PT
środka trwałego
Nr......../..................

Na podstawie........................................................................................................
numer................. z dnia....................................................... przekazuje się
..................................................................................................................................  
środek trwały o niżej określonych cechach...............................................

Nazwa:

Symbol klasyfikacji
rodzajowej

Wartość
Początkowa

Numer inwentarzowy

Umorzenie

Przekazujący (podpisy i pieczątki)

Data

Przejmujący (podpisy i pieczątki)

 

Charakterystyka:

PK Nr __________z dnia ________________

Wartość początkowa
umorzenia

Kwota

Winien

Ma

 

 

 

 

 

 

 

 

Symbol klasyfikacji
rodzajowej

Nr inwentarzowy

Stopa%
umorzenia


Główny księgowy

Księgowość analityczna

Księgowość
Syntetyczna

Załącznik nr II/3

Pieczątka jednostki

LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO LT NR...../???.

Symbol kosztów

Nazwa środka trwałego / środków trwałych

Ilość / sztuk............................

Nr(y) inwentarzowy(e)

Orzeczenie Komisji Likwidacyjnej

Data likwidacji..........................................................................

Podpisy Komisji Likwidacyjnej

Decyzję Komisji zatwierdzam

Data

 

Data

Prezes związku
podpis i pieczątka /

Zał. nr II/4

/pieczątka jednostki /

ROZLICZENIE FINANSOWE

zakończonego zadania inwestycyjnego pn:.......................................................................

.............................................................................................................................................
/ pełna nazwa zadania /

zrealizowanego w okresie od..................................................... do...................................
/ dzień,, miesiąc, rok / / dzień, miesiąc, rok /

Rozliczenie finansowe sporządzone przez.....................................................................................................................................
/ nazwa Wydziału /Referatu realizującego zadanie inwestycyjne /

 

I. Wykaz wykonawców / dostawców:

...........................................................................................................................................................
Wykonawca, wykonawcy robót ? nazwa numer i data umowy kwota czas realizacji umowy od ? do /1/

...........................................................................................................................................................
Wykonawca, wykonawcy usług ? nazwa numer i data umowy kwota czas realizacji umowy od ? do /1/

...........................................................................................................................................................
Inspektor, inspektorzy nadzoru numer i data umowy kwota czas realizacji umowy od ? do /1/

...........................................................................................................................................................
Dokumentacja ? nazwa numer i data umowy kwota czas realizacji umowy od ? do /1/

...........................................................................................................................................................
Pozostałe pozycje  kwota czas realizacji od ? do /1/

Kwota ogółem - ?????????????. zł

II. Realizacja zadania: /3/

Lp

Wykonawca / dostawca

Numer i data
rachunku / faktury

Rodzaj poniesionych nakładów
(koszty)

Kwota
rachunku
/ faktury

Uwagi(źródło finansowanai)
np.środki z budżetu

Ogółem poniesione nakłady

(4 ) W wyniku poniesionych nakładów powstał środek trwały na który sporządzono OT nr........................o wartości..........................
lub środki trwałe na które sporządzono dokumenty OT: nr...............................o wartości ; nr..........................o wartości.......................
nr...........................o wartości............................,; nr................................o wartości..................................

??.............................. ........................................ ...........................................
/ podpis i pieczątka / podpis i pieczątka / podpis i pieczątka Prezesa Związku/
sporządzającego dokument/ Głównego Księgowego/

Konin, data....................................
/1/ - dzień, miesiąc, rok
/2/ - kwota ogółem wynikająca z zestawienia wykonawców powinna być zgodna z ogólnymi nakładami ujętymi w pkt II
/3/ - ujmuje się dowody księgowe dotyczące realizacji zadania,
/4/ - właściwie wpisać: w przypadku inwestycji w wyniku której powstał środek trwały to należy pod działem II wpisać numer OT
wraz z wartością środka trwałego, a w przypadku powstania więcej niż jedne środek trwały to należy wpisać numery
i wartości poszczególnych powstałych środków trwałych.

Część IV -Zabezpieczenie mienia, ochrona wartości pieniężnych i gospodarka kasowa

§ 12

1. Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży, uszkodzenia lub zniszczenia.
2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno  być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.
3. Po zakończeni pracy budynek jednostki (a także jego pomieszczenia ) powinien być zamknięty na klucz, okna pozamykane.

§ 13

1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających
należyta ochronę przed zniszczeniem, utrata lub kradzieżą.
Przez użyte określenie,, wartości pieniężne,, rozumie się - krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę.

§ 14

1. Kasjerem może być osoba mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwo gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadać pełną zdolność do czynności prawnych.
2. Pracownik obejmujący obowiązki kasjera powinien złożyć pisemne oświadczenie o następującej treści:

Oświadczenie
W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze w kasie i inne powierzone wartości i mienie.
Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie.
.................................................................................
/data i podpis obejmującego obowiązki kasjera /

3. Oświadczenie podpisane przez kasjera powinno być przechowywane w jego aktach osobowych.
4. Kasjer nie może wykonywać czynności związanych z dokonywaniem zapisów w urządzeniach księgowych związanych z obrotami kasowymi.
5. Przejęcie - przekazanie kasy następuje protokolarnie w obecności osoby prowadzącej kasę.
6. Kasjer powinien posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi (zatwierdzania dowodów kasowych ) oraz wzory ich podpisów.

§ 15

1. Jednostka może mieć w kasie:
a / niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki (tzw. pogotowie kasowe )
b/ gotówkę podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
c/ gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów do kasy jednostki,
d/ depozyty.
2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki tzw. pogotowie kasowe ustalane jest przez Prezesa związku albo głównego Księgowego.
3. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków kasjer powinien przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu.
Nie wykorzystaną część gotówki nie można przeznaczyć na inny cel.
Gotówki tej nie wlicza się do pogotowia kasowego.

§ 16

1. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
a / wpłaty gotówkowe - przychodowymi dowodami kasowymi,
b/ wypłaty gotówkowe - dowodami źródłowymi
2. Każda wpłata gotówki do kasy jest poprzedzona:
- przy tradycyjnej technice prowadzenia kasy (ręcznej ) - wypisaniem dowodu KP kasa przyjmie lub kwitariusza przychodowego K-103,
- przy komputerowym prowadzeniu kasy - wydrukami z programu komputerowego.
3. Każda wypłata gotówki z kasy powinna być udokumentowana dowodem źródłowym kasowym lub zastępczym dowodem wypłaty gotówki wystawionym przez uprawnione osoby w ilości egzemplarzy zależnej od potrzeb jednostki.
4. W przypadku, gdy wypłaty gotówki z kasy nie są dokonywane na podstawie źródłowych dowodów kasowych, np. wypłaty wynagrodzeń nie podjętych w terminie na podstawie list płacy itp, dla udokumentowania rozchodu gotówki z kasy stosuje się zastępcze dowody wypłat gotówkowych na formularzach powszechnego użytku ? KW. Zastępcze dowody wypłat gotówkowych nie mogą być wystawiane przez kasjera. Zastępcze dowody wypłat gotówkowych podpisywane są:
- jeżeli wynikają one ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już opisanych, sprawdzonych oraz zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby
- przez osobę zlecającą wypłatę, kasjera i osobę otrzymującą wypłatę
- pozostałych wypadkach - tak jak przy źródłowym rozchodowym dowodzie kasowym.

5. Przed wypłatą gotówki z kasy kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy rozchodowe dowody kasowe podpisane są przez osoby uprawnione i złożone podpisy zgodne są z wzorami ich podpisów (obowiązują wzory podpisów tożsame ze wzorami złożonymi na karcie wzorów podpisów do banku). Dowody kasowe do wypłaty nie podpisane przez osoby do tego uprawnione nie mogą być przez kasjera zrealizowane.

7. Na dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat i wypłat gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie dowodów kasowych i wystawienie prawidłowych. W przypadku gdy błędy zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych dla ich skorygowania należy dokonać wypłaty na podstawie wystawionych w tym celu zastępczych dowodów wypłat gotówki.

8. Na dowodach wpłat ? formularzach ? przyjmowanych w sposób tradycyjny (ręczny ) każdy dowód powinien być podpisany przynajmniej przez kasjera. Na dowodach wpłat gotówki do kasy przyjmowanych w systemie komputerowym nie zachodzi potrzeba podpisu kasjera.

9. Gdy za podstawę wypłaty służy większa liczba dowodów wypłat gotówkowych, np. rozliczenie pobranej zaliczki, sporządza się zestawienie zbiorcze tych dowodów zawierające co najmniej numery dowodów źródłowych, ich daty i kwoty do wypłaty, przy czym:
a / dowody wypłat gotówkowych stanowiące załączniki do zbiorczego
zestawienia powinny być opisane pod względem merytorycznym oraz podpisane przez pobierającego zaliczkę,
b / zbiorcze zestawienie dowodów wypłat gotówkowych powinno być poddane w pełni kontroli, podpisom jak dowód źródłowy, w tym zaakceptowany i zatwierdzony do wypłaty przez uprawnione osoby.

10. Zrealizowane dowody wpłat i wypłat gotówkowych, przy ręcznej technice prowadzenia raportów kasowych, powinny być oznaczone na czołowej stronie datą, numerem i pozycją raportu kasowego.

11. Przy wypłacie gotówki osobom nie znanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dokumentu tożsamości od odbiorcy gotówki oraz wpisać na dowodzie wypłaty numer, datę i nazwę wystawcy dowodu tożsamości odbiorcy gotówki.

12. Jeżeli wypłata gotówki następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w dowodzie wypłaty gotówki z kasy, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do dowodu wypłaty gotówki. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie powinno być dokonane przez notariusza, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład opieki zdrowotnej w razie przebywania pracownika na leczeniu.

13. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych dokonanych w danym dniu powinny być w tym dniu ujęte w raporcie kasowym sporządzanym przez kasjera:
a / technika ręczną na formularzu powszechnego użytku ?Raport kasowy ? RK?
b / techniką komputerową na wydruku komputerowym.

14. Dowody wpłat i wypłat gotówkowych mogą być ujmowane w raporcie kasowym w kwocie obejmującej pojedyncze operacje albo zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych (np. listy płatnicze ).

15. Kasjer po nie dokonaniu wypłaty wszystkich pozycji na dowodzie kasowym, np. z listy płac jest zobowiązany:
a / dokonać adnotacji,, nie podjęto,, w liście płac w pozycji dotyczącej osoby, która nie podjęła wypłaty,
b/ na nie podjęte wypłaty z list wystawić dowód wpływu gotówkowego oraz ująć go w raporcie kasowym.

§ 17

1. Raporty kasowe sporządza się miesięcznie. Zapisy w raporcie sporządzanym za okresy miesięczne powinny być dokonywane chronologicznie ze wskazaniem daty wpłaty lub wypłaty.
2. Raport kasowy zamyka się także na dzień zdania i przejęcia obowiązków kasjera.
3. Po zakończeniu wpłat i wypłat w danym w danym okresie i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres ) następny, kasjer podpisuje raport kasowy. Zamknięty raport kasowy wraz z kopią i oryginalnymi dowodami kasowymi kasjer przekazuje osobom uprawnionym do przeprowadzenia wtórnej kontroli prawidłowości jego danych. Kopie raportu kasjer przechowuje przez okres obowiązujący przy przechowywaniu dowodów kasowych.
4. W przypadku inwentaryzacji kasy w trakcie pracy kasjer zobowiązany jest wpisać do raportu wszystkie wpłaty i wypłaty dokonane do momentu rozpoczęcia czynności kontrolnych i zamknąć raport kasowy.
5. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany dowodem kasowym nie jest brany pod uwagę przy ustalaniu pozostałości gotówki w kasie. Sumy takie stanowią niedobór kasowy.
6. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowym dowodem kasowym stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu w ciągu 30 dni od daty stwierdzenia na dochody budżetowe.
8. Raporty kasowe numeruje się w obrębie roku budżetowego kolejno. W nagłówku powinny one zawierać określenie dnia lub okresu, którego dotyczą. Powiązanie między zapisami raportu a właściwymi dowodami zapewnia numeracja pozycji zapisów raportu na czołowej stronie każdego dowodu.

Część V - Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania

§ 18

1.Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom wynikającym z ich stosowania.
2.Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu ), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.
3.Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego założonej księdze. W księdze rejestruje się pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych druków oraz zapisuje się każdorazowo stan poszczególnych druków.
4.Do druków ścisłego zarachowania zalicza się np. formularze, arkusze, bloczki, w stosunku do których wskazana jest kontrola.
5.W jednostce do druków ścisłego zarachowania zalicza się w szczególności druki, wykazane w załączniku nr III/1
6.Zmiany w wykazie druków nie wymagają zmiany instrukcji.
7.Ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
8.Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a / bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasu druków ścisłego zarachowania,
b/ oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii, numerów nadanych przez wystawcę (drukarnię ).
9.Druki ścisłego zarachowania posiadające numery, serie w momencie, np. zakupu należy niezwłocznie zaewidencjonować w książce druków ścisłego zarachowania celem zapobieżenia nadużyciom.
10.Druki nie posiadające nadanych numerów, serii przez wystawcę ewidencjonować w książce druków ścisłego zarachowania przed ich wydawaniem.
11.Druki ścisłego zarachowania należy numerować i oznaczać w sposób nie umożliwiający ich zamianę.
12.Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających oznaczeń.
13.Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić w księdze druków ścisłego zarachowania.
14.Księga druków ścisłego zarachowania jest znormalizowanym drukiem. Księgę należy przesznurować, strony ponumerować, a na ostatniej stronie wpisać: ? Księga zawiera....... stron kolejno ponumerowanych? i ostemplować pieczęcią jednostki oraz zaopatrzyć w podpis Prezesa Zarządu oraz głównego księgowego albo upoważnione przez nich osoby. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a/ dla przychodu ? zamówienie (zlecenie wydrukowania bądź zakupu wraz  z dokumentem poświadczającym ich odbiór, np. protokół odbioru, kopia faktury lub rachunku ), w pozostałych przypadkach tylko wpis przychodu
b/ dla rozchodu ? pokwitowanie osoby pobierającej druki.
15.W jednej księdze druków ścisłego zarachowania może być prowadzona ewidencja dla więcej niż jednego rodzaju druku, dokonując odpowiedniego podziału stron.
16.Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być czytelne, trwałe. Niedopuszczalne jest wycieranie, wymazywanie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać, a następnie wprowadzić prawidłowy zapis. Osoba dokonująca poprawki obok naniesionej poprawki umieszcza swój podpis.
17.Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane poprzez dokonanie na nich adnotacji ?anulowane? wraz z podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są zbroszurowane należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w teczce (segregatorze) do tego celu przeznaczonej.
18.Przed wydawaniem nowych druków w formie bloków należy przyjąć kopie
wykorzystanych bloków bądź ich grzbiety.

§ 19

1. Dokumenty dotyczące gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres 5 lat.

§ 20

1.Druki ścisłego zarachowania podlegają inwentaryzacji nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym.
2.Inwentaryzację przeprowadza się na arkuszach spisu z natury. Na arkuszach należy wpisać nazwę druku, ilość w zaewidencjonowanych jednostkach oraz numery, serie druków.

§ 21

1. W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, druki wraz z ewidencją należy przekazać innemu pracownikowi poprzez spisanie protokółu zdawczo ?odbiorczego w obecności kierownika komórki organizacyjnej jednostki lub osoby upoważnionej.
2. W przypadku zaginięcia druków na skutek włamania, kradzieży należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków przez komisję do likwidacji druków ścisłego zarachowania w jednostce w obecności pracownika odpowiedzialnego za druki, a w czasie nieobecności odpowiedzialnego pracownika za druki - w obecności kierownika komórki organizacyjnej jednostki bądź upoważnionej osoby.
3. Z przeprowadzonej inwentaryzacji komisja sporządza protokół zawierający co najmniej dane:
a / datę przeprowadzenia inwentaryzacji,
b / nazwę oraz ilość zaginionych druków w zaewidencjonowanych jednostkach miary,
c / cechy zaginionych druków ? numery, serie, rodzaje,
d/ datę zaginięcia druków,
e/ okoliczności zaginięcia druków.
4.W przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank, który wydał czeki.
5.W uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa komisja inwentaryzacyjna, o której mowa w pkt. 2 zawiadamia Prezesa Zarządu oraz głównego księgowego/skarbnika.

Załącznik III/1

Wykaz druków ścisłego zarachowania obejmuje:
1/ arkusze spisu z natury
2/ kasa wypłaci ?KW
3/ kasa przyjmie ? KP.
Wprowadzenie dodatkowych druków nie wymaga zmiany instrukcji.

Część VI - Ochrona danych, przechowywanie i archiwizowanie  dokumentów księgowych

§ 22

1. Dokumentację opisującą zasady rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe i budżetowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

3. Księgi rachunkowe mogą mieć formę w postaci odpowiednich zasobów informacyjnych rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania, zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

4. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w pkt 3 jest posiadanie przez związek oprogramowania umożliwiającego uzyskanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia wymagań określonych w pkt. 2, księgi rachunkowe powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

5. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie związku w oryginalnej postaci, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

6. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się m.in. określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem lat i końcowych numerów w zbiorze.

7. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, umów i innych ewentualnie dokumentów określonych przez Prezesa Zarządu, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

8.Dokumenty księgowe przechowuje się w zamykanych urządzeniach w miejscu dostępnym dla osób uprawnionych w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem, zagubieniem lub zniszczeniem.

9. W razie zniszczenia lub zaginięcia dokumentów osoba odpowiedzialna powinna niezwłocznie, po powzięciu informacji o uszkodzeniu bądź zaginięciu, sporządzić notatkę służbową i powiadomić przełożonego, a w przypadku gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa powiadomić Prezesa Zarządu lub upoważnione osoby.

§ 23

1. Dokumenty księgowe przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych podlegają ponumerowaniu.
2. Numer identyfikacyjny dowodu księgowego powinien składać się przynajmniej z oznaczenia rodzaju dokumentacji oraz kolejnego numeru w roku obrotowym w danym rodzaju dokumentacji.
3. Numer identyfikacyjny dowodu powinien być łatwo dostrzegalny, dlatego wskazanym jest wpisywanie go w prawym górnym rogu na czołowej stronie każdego dowodu, a załączniki numerować narastająco.
4. Numer identyfikacyjny dowodu księgowego przy ręcznej technice prowadzenia ksiąg nadawany jest przed zapisaniem jego w księgach rachunkowych. Przy komputerowym prowadzeniu ksiąg numer identyfikacyjny dowodu księgowego nadawany jest automatycznie przy zapisie dowodu w poszczególnych rodzajach dzienników częściowych, który następnie ręcznie jest nanoszony na dowód.
5. Dowody po zaksięgowaniu powinny być wpięte do akt według rodzajów w porządku narastającym.
6. Dowody księgowe i księgi rachunkowe przechowuje się, w podziale na okresy sprawozdawcze.

§ 24

1. Dokumenty księgowe dotyczące realizacji projektów finansowanych z EFS i innych  niemajątkowych funduszy należy przechowywać w sposób uporządkowany w siedzibie związku przez okres wskazany w umowach o dofinansowanie.
2. Dokumentacja związana z realizacja projektów winna być oznaczona według zapisów w umowach o dofinansowanie projektu.
3. Dokumenty związane z realizacją projektów unijnych muszą być odpowiednio zabezpieczone, opisane(znaki graficzne projektów ), przechowywane zgodnie z umową o dofinansowanie.
4. W zakresie okresu przechowywania niektórych dokumentów księgowych obowiązują przepisy ustawy o rachunkowości, a mianowicie:
1) uchwalony budżet, sprawozdanie finansowe i zatwierdzone roczne sprawozdanie z wykonania budżetu wraz z opinią Regionalnej Izby Obrachunkowej podlegają trwałemu przechowywaniu,
2) pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez:
- księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty -5 lat,
- listy płac, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki ? przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym ? przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności
5. Okresy przechowywania ustalone w pkt. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

§ 25

1. Udostępnianie osobie trzeciej zbiorów dokumentów księgowych lub ich części do wglądu na terenie związku wymaga zgody Prezesa Zarządu lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Udostępnienie dokumentów księgowych osobie trzeciej poza siedzibą związku wymaga pisemnej zgody Prezesa Zarządu lub osoby upoważnionej oraz pozostawienia w związku potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

 

Uzasadnienie
Do uchwały Nr 6/2010 z dnia  02.06.2010r. w sprawie Instrukcji Obiegu Dokumentów

Instrukcja została dostosowana do zmian kadrowych w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji w Koninie. Ponadto dokonano zmian dotyczących zasad ostemplowania i sprawdzania dokumentów księgowych w związku z zaleceniami pokontrolnymi Regionalnej Izby Obrachunkowej z dnia 23 marca 2010r.